Zaakgericht werken zonder zaaksysteem. Kan dat wel?

Laatst had ik een boeiend gesprek over zaakgericht werken en in hoeverre dat gemeengoed is in Nederland. ‘Alle gemeenten werken procesgericht, maar niet alle gemeenten werken zaakgericht,’ stelde mijn gesprekspartner. Is dat wel zo, vroeg ik mij af. Ik heb namelijk geen idee hoeveel gemeenten zaakgericht werken. Wel weet ik dat niet alle gemeenten een zaaksysteem gebruiken om zaakgericht te werken. En dat is jammer. Want wie werkt met een zaaksysteem maakt het zichzelf – en de klant! – een stuk gemakkelijker.

Theorie versus praktijk

In theorie kun je prima zaakgericht werken zonder zaaksysteem. Met een opschrijfboekje en een goed geordende archiefkast kom je een heel eind. Tenminste, als de organisatie waar je werkt niet te groot is en de zaak niet te complex. Waarom je dan toch met een zaaksysteem zou willen werken? Omdat het zorgt voor de borging van afspraken, ordening van informatie en digitalisering. Maar denk ook aan orkestratie, zodat verschillende factoren en systemen beter gaan werken. En dat zorgt voor de nodige efficiëntie in de gehele procesvoering – wat de kwaliteit van de dienstverlening natuurlijk ten goede komt.

 

Betere dienstverlening door zaakgericht werken

In een eerdere blog noemde ik zaakgericht werken al een manier van werken die bijdraagt aan de interne informatiehuishouding en procesvoering. De informatie in een zaak is immers voor alle betrokkenen gelijk. Dat zorgt niet alleen voor transparantie en structuur. Ook kunnen betrokkenen snel en duidelijk geïnformeerd worden over het verloop van een zaak – wat leidt tot betere dienstverlening. Doordat een zaak gearchiveerd wordt volgens wet- en regelgeving, vormt deze ook een stukje van het collectieve geheugen van een organisatie, wat verantwoording en bewijsvoering eenvoudiger maakt.

 

Samenwerken? Complexe processen? Zaaksysteem!

Tot zover kom je misschien nog een heel eind met een opschrijfboekje en geordende archiefkast. Als de processen echter complexer worden en de organisatie omvangrijker – denk aan een van de grootste gemeenten in Nederland die de aanvraag voor de bouw van een energiecentrale in behandeling neemt – dan is een zaaksysteem meer dan de broodnodige ondersteuning. In zo’n situatie gaan processen over veel verschillende schijven waar allerlei mensen bij betrokken zijn die zich op hun beurt ook weer buigen over subprocessen. Bij samenwerkende gemeente worden deze processen nog ingewikkelder. Lees hier, over veel voorkomende problemen bij samenwerkende gemeentes 

 

 

Download de Infosheet Samenwerkende gemeente en zaakgericht werken

 

JOIN: linking-pin door integraties

Omstandigheden als deze vragen om een andere manier van samenwerken en organiseren. En een zaaksysteem, zoals JOIN, het zaaksysteem van Decos, kan daarbij helpen. Ons zaaksysteem is namelijk heel goed in staat om met andere applicaties samen te werken; bijvoorbeeld met een backofficesysteem waarmee de gegevens van inwoners worden beheerd, of een frontofficesysteem dat die gegevens overzichtelijk weergeeft. Als een linking-pin haalt JOIN gegevens uit andere systemen om deze te vertalen naar informatie die in de zaak van belang is. Dat maakt samenwerken in een organisatie een stuk eenvoudiger. Net als het borgen van informatie, bewaren van overzicht en communiceren naar betrokkenen. En voor processen die niet in een zaaksysteem hoeven te worden vastgelegd – denk aan meldingen openbare ruimte – biedt JOIN ook oplossingen.

 

Samenwerken binnen heringedeelde gemeente

Is een zaaksysteem daarmee een oplossing die alleen maar functioneert als het gaat om zaakgericht werken binnen één gemeente? Zeker niet. Ben je werkzaam binnen een gemeente die is of wordt samengevoegd met een of meerdere andere? Ook dan – of misschien wel: juist dan – maakt JOIN samenwerken overzichtelijker, efficiënter en kwalitatief beter. Maar daarover vertelt mijn collega Martijn meer in zijn blog ‘Wat betekent een herindeling voor zaakgericht werken?’

 

Meer weten over JOIN? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag!