Zaakgericht werken: wat is dat eigenlijk?

Is het een idee om een blog te wijden aan de vraag die boven dit verhaal staat, zo vroegen wij ons af bij Decos. Ja, is onze stellige overtuiging. Want ook al werken veel van onze klanten zaakgericht, we merken dat niet altijd helder is wat daar nu precies mee wordt bedoeld. Dus, hoog tijd voor duidelijkheid!

Semantisch moeras

Een snelle zoektocht op internet naar zaakgericht werken leidt niet alleen tot verschillende definities, het lokt je ook in een semantisch moeras waarbij wij zelfs moeite hebben om niet kopje onder te gaan. Reden te meer om wat dieper op de zaak in te gaan.

Zaakgericht werken: bewaken kwaliteit, resultaat en doorlooptijd

Te beginnen met de zaak zelf. Want wat is nu precies ‘een zaak’ binnen zaakgericht werken? Niet meer en niet minder dan elke hoeveelheid werk, waarvan de kwaliteit, de doorlooptijd en het resultaat bewaakt moeten worden, wat gebeurt in een zaakdossier. Lekker abstract hoor ik je denken – en dat is het ook. Daardoor kan het onderwerp van een zaak ook zo divers zijn. Want feitelijk elk proces dat herhaaldelijk doorlopen wordt en waarvan je de kwaliteit, de doorlooptijd en het resultaat wilt bewaken, kun je als een zaak behandelen. Van het aanvragen van een bouwvergunning tot een sollicitatieprocedure, en van een bezwaarschrift tot het afsluiten van een nieuw telefoonabonnement.

 

Lees hier meer over een andere kijk op zaakgerich werken: Van Zaak naar vraag.

 

Van A naar B

Waarom je dat zou willen? Omdat het je helpt om van A naar B te komen. Op een gestructureerde, transparante en efficiënte manier, welteverstaan. Want door alle informatie en processtappen te koppelen aan een zaak en vast te leggen in een zaakdossier, houd je zicht op waar je staat, waar je vandaan komt en waar je heen gaat. En niet alleen jij, maar ook alle andere betrokkenen bij een zaak. Daarmee draagt een zaak (en zaakgericht werken) ook bij aan het collectieve geheugen van een instelling. Best praktisch bij complexe processen als de besluitvorming rondom de bouw van een ziekenhuis bijvoorbeeld. Want door zo’n proces te structureren en overzicht te creëren, begrijp je het beter waardoor je het sneller doorloopt en minder fouten maakt. 

 

Download de Infosheet Zaakgericht werken met JOIN

 

Procesgericht of zaakgericht?

Zaakgericht werken kun je dan ook zien als een abstractie van procesgericht werken, een laag ‘boven’ het proces. Bevat een proces alle stapjes die plaatsvinden tussen A en B, een zaak bevat alleen de relevante informatie die je wilt opslaan. Daar kunnen grofweg drie redenen voor zijn.

  • Omdat de informatie gedeeld moet worden met de inwoner of een interne afdeling.
  • Omdat je de voortgang van een zaak wilt bewaken.
  • Omdat de informatie nodig of zelfs noodzakelijk is om het proces en het resultaat daarvan achteraf te verantwoorden.

Volledige regie met een zaaksysteem

Kortom, zaakgericht werken is een manier van werken die helpt bij de interne informatiehuishouding en procesvoering, en leidt tot een betere dienstverlening. Een zaaksysteem, zoals JOIN bijvoorbeeld, speelt daarbij een belangrijke rol. Het stelt de organisatie in staat om regie over het proces te houden omdat ze doorlopend inzicht hebben in de actuele status van een zaak. Dat kun jij als ambtenaar van een gemeente natuurlijk ook. Maar als alle informatie over een aanvraag vastligt op jouw computer en je gaat vervolgens drie weken met vakantie, ligt het proces al die tijd stil. Misschien wel gestructureerd, maar niet zo efficiënt en al helemaal niet transparant. Daarover meer in mijn volgende blog over werken met een zaaksysteem.

Meer weten over JOIN? Neem gerust contact met mij op https://decos.nl/contact/