Wat betekent een herindeling voor zaakgericht werken?

Je kunt tegenwoordig geen krant openslaan of er staat wel iets in over een gemeentelijke herindeling. Telde ons land in 1900 nog 1.121 gemeenten, dit jaar komt de teller op 355 uit. Dat zijn maar liefst 25 gemeenten minder dan in 2018. In de praktijk merk ik dat het samenvoegen van gemeenten de betrokkenen vaak voor de nodige uitdagingen stelt. Met betrekking tot zaakgericht werken bijvoorbeeld. Waar moet je even (of langer) stil bij staan?

1. Bestuurlijke fusie

Het antwoord op die vraag heeft alles te maken met de aard van de fusie van jouw gemeente. Is er gekozen voor een bestuurlijke of een ambtelijke fusie? In beide gevallen komt er een hoop werk op je af. Toch kun je bij een ambtelijke fusie dat werk en de daarmee gepaard gaande keuzes wat gemakkelijker voor je uitschuiven – hoe onverstandig misschien ook. Bij een bestuurlijke fusie echter word je vanaf het eerste moment gedwongen samen te werken. Twee of meerdere gemeenten, met hun eigen colleges van B&W, raadsleden en ambtenarenapparaat moeten immers worden samengesmolten tot een.

 

Wat doe je met het zaaksysteem?

Dat geldt ook voor de systemen waarmee zaakgericht wordt gewerkt. In sommige gevallen zal dat betekenen dat twee zaaksystemen moeten worden samengevoegd. In andere gevallen komt er een systeem dat voor alle betrokkenen nieuw is. Dit soort situaties vergen het nodige van de flexibiliteit van medewerkers. Het is dan ook vooral van belang voor de nieuwe organisatie om vooraf duidelijke keuzes te maken en een haalbaar project te kiezen. Dat kan een zaaksysteem zijn dat al in gebruik is bij een van de gemeenten en een goede best practice kent. Er is niks mis mee om in dezen een beetje pragmatisch te werk te gaan.

 

Download de Infosheet Zaakgericht werken met JOIN 

 

2. Ambtelijke fusie

Kiezen gemeenten ervoor hun ambtelijke organisaties te fuseren en daarmee hun bestuurlijke entiteit te handhaven, dan biedt dat nog steeds efficiencyvoordelen en kostenbesparingen en tegelijkertijd ook meer organisatorische vrijheid. Dat lijkt op papier het beste van twee werelden. Maar in de praktijk blijken de uitdagingen op het gebied van digitaal zaakgericht samenwerken de nodige aandacht op te eisen.

 

Één uniform zaaksysteem of eigen omgeving behouden?

In geval van een ambtelijke fusie kun je twee varianten onderscheiden. Bij de eerste gaat de organisatie in één uniform zaaksysteem werken met één zaaktypecatalogus. In theorie een logische keuze. Waarom zou je als samenwerkende gemeenten van elkaar willen afwijken als je allemaal dezelfde processen ondersteunt? De praktijk is echter weerbarstiger. Dat heeft verschillende oorzaken, variërend van het idee dat gemeenten hebben over dienstverlening en processen, tot het hebben van eigen bevolkingsregisteres en vakapplicaties voor de ondersteuning in het sociale domein.

Bij de tweede variant neemt de organisatie het zaaksysteem als een zogenaamde single-instance multi-tenant-oplossing af. Daarbij wordt de software één keer geïnstalleerd, maar behoudt iedere gemeente zijn eigen omgeving.

Lees hier over de valkuilen bij het samenvoegen van zaaksystemen.

 

Couleur locale

Hoewel samenwerkende gemeenten aan de voorkant altijd de intentie hebben om processen te harmoniseren, eisen zij aan de achterkant ruimte voor wat zo mooi ‘couleur locale’ wordt genoemd. Nu is JOIN, het zaaksysteem van Decos, zo flexibel dat wij daarop kunnen inspelen. Daarmee bepaalt de nieuwe organisatie zelf het tempo waarop zij harmoniseert.

Dat geldt ook voor andere systemen, zoals vergunningen, de gemeentelijke basisadministratie, en de producten- en dienstencatalogus. Het is voor ons geen probleem om koppelingen met JOIN te maken. Tegelijkertijd is het belangrijk om je te realiseren dat het systeem complexer wordt naarmate de wensen diverser zijn. En dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Voor ons als leverancier, maar ook voor het functioneel beheer in de organisatie.

 

Harmoniseren is het kernwoord

Wie dus een succes wil maken van zaakgericht werken na een herindeling van zijn gemeente, beperkt de ruimte voor couleur locale. Natuurlijk is standaardisatie niet altijd en overal mogelijk. Toch zou harmonisatie het kernwoord moeten zijn. Niet alleen bij het uitspreken van ambities en goede voornemens, maar vooral ook in die weerbarstige praktijk.

 

Lees meer over de problemen bij zaakgericht werken voor samenwerkende gemeentes.