Zo maakt veiligheidsregio Zuid-Limburg optimaal gebruik van de EvenementAssistent

Ralph van Sint Fiet is vanaf het eerste uur gebruiker van de EvenementAssistent. Als projectleider bij de Veiligheidsregio Zuid-Limburg speelde hij een grote rol binnen de lokale uitrol van EvenementAssistent en als vergunningverlener APV en Bijzondere Wetten werkt hij veel met het programma. In deze blog lees je zijn ervaringen met de EvenementAssistent. En hij deelt waardevolle tips.

 

Als achtergrond – kun je kort vertellen over jouw rol als projectleider voor de uitrol van de EvenementAssistent?

Al in 2011 zat ik in een projectgroep voor het aanschaffen van een nieuw systeem voor de communicatie tussen gemeenten en hulpdiensten. De Veiligheidsregio Zuid-Limburg heeft als eerste veiligheidsregio gekozen voor de aanschaf van de EvenementAssistent. De gemeente Eijsden-Margraten werd door de veiligheidsregio benaderd om als eerste gemeente te starten met de EvenementAssistent .

Door mijn ervaringen uit die projectgroep en bij de implementatie van de EvenementAssistent bij de gemeente Eijsden-Margraten ben ik gevraagd mijn kennis te delen in onze veiligheidsregio Zuid-Limburg. Vanwege het vertrek van de vorige projectleider had ik het afgelopen jaar de rol van de projectleider overgenomen. Het was mijn taak om elke deelnemende gemeente te laten werken met de EvenementAssistent, hetzelfde geldt voor alle hulpdiensten, politie, brandweer, marechaussee en de GHOR. Ook zorgde ik voor uniformiteit binnen de Veiligheidsregio.

 

Waarom hebben jullie voor de EvenementAssistent gekozen?

Als veiligheidsregio wilden we een nieuw systeem voor de communicatie tussen de aanvrager en de gemeenten en hun adviesdiensten. We kozen voor de EvenementAssistent omdat we wilden dat er een gezamenlijk dossier kwam, dat tegelijkertijd raadpleegbaar is voor de aanvrager, gemeenten én operationele hulpdiensten. We waren ook blij dat alles digitaal gaat, dat de uitvraag uniform is en dat er automatisch een risicoscan van de ingediende aanvraag uitrolt. Het is ook praktisch dat eerder ingediende aanvragen reproduceerbaar zijn en de ingebouwde kalenderfunctie geeft ons een duidelijk overzicht.

 Een andere, belangrijke reden is transparantie. Zowel binnen gemeenten, als tussen gemeenten en in het contact met de operationele hulpdiensten. Goede communicatie is heel belangrijk en met de EvenementAssistent behoud je het overzicht. Maak elkaar deelgenoot van het proces waar je in zit. Dankzij het overzicht in de EvenementAssistent hoeven we per vergunningsaanvraag ook minder handelingen te doen. Een laatste, extra voordeel is dat de EvenementAssistent een webapplicatie is. Dat betekent dat wij zelf geen onderhoud hoeven te doen.

 

Wie zijn er bij jullie allemaal aangesloten op de EvenementAssistent?

In de eerste plaats de deelnemende gemeenten van onze veiligheidsregio. Dat waren er achttien, door fusies zijn het er nu zestien. Standaard hebben de operationele hulpdiensten toegang tot de EvenementAssistent, dus de brandweer, politie en de GHOR.

Daarnaast heeft elke gemeente de mogelijkheid om adviesdienstentoegang te geven. Dat kunnen zowel interne gemeentelijke diensten als externe adviesdiensten zijn, bijvoorbeeld mensen van verkeer of de buitendienst. Ook het openbaarvervoerbedrijf Arriva is aangesloten. Zij adviseren binnen de EvenementAssistent als er door een evenement een omleiding nodig is. Ook weten ze dan welke acties ze moeten ondernemen, zoals bushokjes afplakken en hun dienstregeling wijzigen.

 

Was iedereen direct overtuigd van het nut van deze tool?

Sommige gemeenten binnen onze veiligheidsregio hadden een behoorlijk verouderd systeem, zij zijn er enorm op vooruitgegaan. Een aantal andere gemeenten had de zaken al aardig goed op orde. Zij moesten ook nieuwe processen inrichten, dus voor hen was het in eerste instantie niet zo ideaal. Maar voor de stroomlijning binnen de veiligheidsregio is EvenementAssistent absoluut een aanwinst. Doordat ik heb geholpen bij de ontwikkeling van de EvenementAssistent kan ik collega’s heel goed uitleggen waarom het systeem doet wat het doet. Daarmee kregen we snel meer commitment.

 

Zou je nog iets aan de EvenementAssistent willen veranderen?

Nieuwe koppelingen zijn altijd welkom. We onderzoeken nu de mogelijkheden voor een koppeling met de landelijke politiekalender. Daarmee kan de politie sneller zien of onze agenten eventueel nodig zijn op andere plekken in het land, en andersom natuurlijk.

 

Heb je tips voor mensen die de EvenementAssistent misschien willen gaan gebruiken?

Veel mensen kijken alleen naar wat het systeem voor hen kan opleveren, maar kijk ook naar je organisatoren en partners, wat levert het systeem hen op. Maak van tevoren goede afspraken met je partners over de inzet van de EvenementAssistent. Het betrekken van een vervoersbedrijf zoals Arriva is heel waardevol gebleken. Krijg je een aanvraag voor een buurtfeest op straat? Dan moest je in oude systemen handmatig een mail naar de vervoerder sturen, zodat zij hun dienstregeling kunnen aanpassen. Met de EvenementAssistent gaat dat in één keer. Het vervoerbedrijf kan ook hun inzet van de bussen aanpassen op het bezoekersaantal en de eindtijden.

En meldkamers hebben ook toegang tot informatie over onze evenementen. Logischerwijs hebben zij altijd haast en dan is het fijn als je snel kunt zien waar een evenement de weg blokkeert. Of dat ze bij calamiteiten weten hoeveel mensen op een festivalterrein zijn. Wat ik dus altijd zeg: kijk verder dan je eigen gemeente.

 

Wil je meer weten over EvenementAssistent? Neem gerust contact met me op, ik vertel je er graag meer over! 

Maak een afspraak met Lee-Yan