Papier wordt zowel thuis als in het bedrijfsleven nog altijd erg veel gebruikt, maar digitale alternatieven komen steeds meer in zwang. Papierloos werken is namelijk meer dan alleen maar goed voor het milieu, maar vooral ook een verbeteringsslag voor het bedrijf zelf.
Een beeld zegt meer dan duizend woorden en in ons bedrijf doen we dat onder andere door kunst te verzamelen en op verschillende plekken prominent ten toon te stellen. Het laatste object dat we hebben gekocht, is een versteende boom van een aantal miljoen jaar oud. Ik vond het in een mooie galerie in Soest waar een opmerkelijke figuur luisterend naar de naam Indiana Stones me alles over de steen kon vertellen. Waar hij gevonden is, hoe het proces van mineraliseren precies is gegaan en hoe het zijn opmerkelijke vorm heeft gekregen.
De versteende boom is op zichzelf al een prachtig object, maar de boom is vooral gekocht omdat het een symbool is voor een papierloze wereld. Deze stenen boom kon immers alleen maar bestaan doordat hij al die jaren met rust gelaten was. Een zeldzaamheid als je kijkt naar hoeveel papier een doorsnee organisatie gebruikt! Nog niet zo lang geleden verscheen Viadesk met een leuk onderzoek hierover. In Nederland wordt er 0,24 boom per werknemer per jaar gekapt voor printpapier. In Duitsland zijn bedrijven zelfs nog meer gehecht aan papier en print men op jaarbasis ruim 3 keer zo veel als in Nederland.
100% papierloos
Op ons kantoor is een aantal jaren geleden honderd procent papierloos werken ingevoerd. Er is hier in het gebouw geen velletje te bekennen en geen proces waarbij papier nodig is. En het werkt. Vergaderen? Daar is geen blaadje bij nodig. De boekhouding? Die kan volledig digitaal bijgehouden en bijgewerkt worden. Visitekaartjes? Niet nodig. Met apps kan je ze eenvoudig inscannen en de info verwerken. Hetzelfde geldt voor contracten en het zetten van handtekeningen.
Papierloos werken is niet alleen duurzaam, maar ook efficiënter. We leggen al onze acties digitaal vast. Digitale informatie is makkelijk deelbaar en iedereen is nu beter op de hoogte van wat de collega’s aan het doen zijn. Informatie, zoals onze financiële administratie, is digitaal makkelijker op te vragen en daardoor toegankelijker. Al met al is papierloos werken vooral ook een transparantie- en efficiëntieslag voor onze organisatie geweest.
Papierloos werken bewijst voor mij een belangrijk punt: je hoeft geen milieuactivist te zijn om op een duurzame manier met de wereld om te gaan. Wie open staat voor nieuwe techniek en de mogelijkheden van morgen, werkt al gauw ook aan een duurzame wereld. Papierloos werken is nu al mogelijk, maar wie weet wat er in de toekomst nog meer kan. En als we onze mogelijkheden maar genoeg verkennen, zal er over miljoenen jaren ook zo’n stenen boom uit ons tijdperk bestaan.
