Digitaal samenwerken. Op ruimtemissie bij Decos!

In mijn zoektocht naar inspiratie op het gebied van digitalisatie bracht ik met de werkgroep digitalisatie van Heembouw een bezoek aan Decos. Een prachtig bedrijf waar het papierloos werken een obsessie geworden is. Ik beloofde een blog te schrijven en bij het afscheid nemen zei ik “ik ga wat moois op papier zetten”. Oeps! Een uitspraak die erin gesleten is paste even helemaal niet meer bij de situatie. Papier is namelijk verboden bij Decos. Het is echter wel tekenend voor het proces van digitalisatie. Hoe kom je van je oude gewoontes af?

 

Bij Decos is papier inmiddels verboden. Door dit zo hard te brengen is er veel media aandacht geweest voor het bedrijf uit Noordwijk. Ook het pand spreekt tot de verbeelding. Bij velen wekt het de associatie met de ruimte op, het pand misstaat ook zeker niet op Mars. Ik neem je mee in wat wij tijdens deze ruimtemissie geleerd hebben.

 

Onpersoonlijke ontvangst

 

De ontvangst gaat volledig digitaal. In het tochtportaal hangt een touchscreen waarop we ons aanmelden. We hebben zicht op de balie waar niemand meer zit, is dit echt de toekomst? Onze contactpersoon krijgt een melding zodat ze weet dat wij er zijn. We lopen alvast naar binnen en worden door een medewerker gewezen op de koffie corner. Zo onpersoonlijk is het dus gelukkig niet. De medewerkers van Decos zijn heel gastvrij en behulpzaam. Voordat onze contactpersoon beneden is hebben wij ons kopje koffie al getapt. Deel 1 van de missie is geslaagd!

 

Decos ontvangst

 

Makkelijk voor een IT bedrijf

 

We zetten de missie voort op Mars, één van de vergaderruimtes in het gebouw. Marcia van Kampen vertelt ons het verhaal van Decos en deelt de stappen die zijn genomen op weg naar volledig papierloos werken. Erg inspirerend, en voor een IT bedrijf misschien best makkelijk. Hoe gaat ons dat lukken in de bouw? In ieder geval is het fijn om met een team vanuit verschillende disciplines bij bedrijven op bezoek te gaan, dit opent het gesprek en voedt ons met ideeën. Bij Decos was de bouw van het nieuwe pand een belangrijke stap naar papierloos werken. Over alles kon goed worden nagedacht en het pand zit vol met technologische snufjes.

 

Dit bleek echter niet voor alle medewerkers genoeg motivatie om het kladblok thuis te laten. Ook in het nieuwe pand werd papier gebruikt en werd de printer (ja, er is er nog 1 voor hele speciale gevallen) nog veelvuldig gebruikt.

 

Iedereen een iPad

 

Iedereen bij Decos kreeg de iPad ter ere van het 25-jarig jubileum van het bedrijf, met als voorwaarde dat er nu toch echt geen papier meer gebruikt mag worden op kantoor. Dit werkte. Iedereen werkt sinds die tijd volledig digitaal. Een iPad biedt net even wat meer gebruiksgemak dan een laptop of smartphone. Zo zijn er apps waarmee je makkelijk en snel notities kunt maken (bijv. handig als je een telefoontje aanneemt) of vergaderapps zodat je niet je kladblok / laptop mee hoeft te nemen in een meeting. Hiermee is het mogelijk om het laatste papier uit te bannen.

 

De plannen van het bedrijf zijn voor iedereen digitaal in te zien. Ieder team deelt ook hun doelen met de rest van de organisatie. 7Geese is de tool die hiervoor wordt ingezet. Vergaderen gaat via Minute, een door Decos zelf ontwikkelde app die digitaal vergaderen kinderlijk eenvoudig maakt.

 

Wij hebben tijdens ons volgende overleg met de werkgroep ook meteen gebruikt gemaakt van Minute. Dit is ons zeer goed bevallen. Tijdens het vergaderen maak je met elkaar het verslag en leg je de acties vast. Heel concreet, daar houden we van bij Heembouw. Wat mij betreft een blijver, nu die iPad nog voor alle medewerkers.

 

Printen doe je in de ballenbak

 

Het is belangrijk om collega’s bewust te maken van het papier dat nog gebruikt wordt. Bij Decos snappen ze dit als geen ander. Om printen te ontmoedigen staat de enige printer in een heuse ballenbak die ook wel “The Room of Shame” wordt genoemd. De volgende keer dat je iets wil printen bedenk je je wel en zoek je alsnog naar een digitaal alternatief. Door de ballenbak wordt deze boodschap met veel humor gebracht, dat werkt!

 

Verander je gedrag

 

Leuk al die mooie apps en iPad, is dat de oplossing? Nee dus, dat hebben we ook gemerkt tijdens ons bezoek. Cultuur en gedrag zijn de belangrijkste zaken om mee aan de slag te gaan. Het moet passen bij je bedrijf, mensen moeten snappen waarom je nu zo nodig digitaal wil werken. Dit heeft Decos heel goed voor elkaar. Het past bij hun visie: mensen efficiënter en meer verbonden willen laten zijn en zo een bijdrage leveren aan een schonere, minder verspillende maatschappij.

 

Op deze manier doe je iets met een hoger doel, belangrijk voor andere bedrijven om hier over na te denken. Waarom wil ik eigenlijk papier afschaffen? En dan inzetten op bewustwording. Welke dingen van mijn dagelijkse werk kunnen anders, welke technologie hebben we al in huis? Een mooie proces om digitalisatie stap voor stap in te zetten.

 

Decos Defining tomorrow

 

Terug op aarde

 

We kijken terug op een geslaagde ruimtemissie. Decos heeft ons veel inspiratie gebracht. Naast papier hebben ze bij Decos ook het middenmanagement afgeschaft. En zo zijn er nog meer inspirerende zaken waar het bedrijf mee bezig is.

 

Nu aan de slag om digitalisatie binnen Heembouw van de grond te krijgen. Dit gaat ons lukken, hier heb ik alle vertrouwen in. Het feit dat we vanuit de organisatie met een groot allround team bezig zijn met digitalisatie geeft vertrouwen. Er zijn binnen ons bedrijf al veel mooie voorbeelden. Samen met voorbeelden van andere bedrijven weten we wat ons te doen staat.

 

Meer lezen?