Nieuws - 22 september 2016. Decos heeft samen met zijn klanten het proces van bestuurlijke besluitvorming compleet opnieuw uitgevonden. Met JOIN Besluitvorming doorlopen gemeenten alle handelingen die ten grondslag liggen aan een beleidsbeslissing, van initiatie tot het nemen van een besluit, digitaal en vanuit één systeem. Hierdoor is beleid maken voor alle betrokkenen vele malen sneller en efficiënter geworden, en bovendien transparant voor de hele organisatie.
JOIN Besluitvorming is onderdeel van JOIN, de softwaresuite van Decos waarmee organisaties hun werkprocessen kunnen digitaliseren. Alle documenten, processtappen, acties en besluiten van het proces van besluitvorming worden met de nieuwe oplossing digitaal vastgelegd. Informatie is daardoor altijd beschikbaar voor de mensen die de beslissing moeten nemen – op een efficiënte, betrouwbare en transparante manier. Maar het belangrijkste voordeel is dat beleid veel sneller tot stand komt én uitgevoerd wordt. Gemeentes en bedrijven worden hierdoor een stuk slagvaardiger.
Makkelijker, sneller en transparant
“Met deze oplossing vernieuwen we het besluitvormingsproces radicaal,” aldus een trotse Bas Taalman, commercieel directeur van Decos Information Solutions. “Bij veel organisaties is het besluitvormingsproces nogal inefficiënt en traditioneel ingericht. Besluitstukken worden op papier rondgebracht of staan op onbeveiligde mappen op gedeelde schijven. Daardoor is versiebeheer onoverzichtelijk en is het voor het secretariaat moeilijk om de agenda voor een vergadering op te maken. Wij lossen dit op door alle betrokkenen samen te laten werken vanuit één centrale plek: in JOIN. “
Zo wordt het volledige proces digitaal ondersteund binnen de JOIN suite. De aanvraag voor een besluitstuk zoals een subsidie of vergunning komt digitaal binnen en wordt direct opgeslagen in het zaaksysteem. Vervolgens wordt het proces automatisch opgestart met een workflow, die de aanvraag naar alle betrokkenen stuurt. Indien het stuk niet besproken hoeft te worden en alle beslissers snel akkoord zijn, kan het digitaal al goedgekeurd worden voordat het als hamerstuk op de vergadering voorkomt. Uiteraard dient dit formeel nog wel te gebeuren, maar de betrokken ambtenaar kan intussen gewoon door met de aanvraag van de subsidie. “Daardoor kunnen organisaties hun dienstverlening aanzienlijk versnellen en de tevredenheid van inwoners en klanten enorm vergroten,” aldus Taalman.
Samen met klanten ontwikkeld
De oplossing is in samenspraak met Decos-klanten ontwikkeld, in het bijzonder met de gemeenten Oegstgeest, Lisse en Zoeterwoude die als eersten deze module hebben geïmplementeerd. Taalman: “Door de input van onze klanten en de gesprekken die we dagelijks met hen voeren hebben we heel veel geleerd over hoe bestuurlijke besluitvorming digitaal ondersteund en toegankelijker gemaakt kan worden. Hun eerste ervaringen laten zien dat het een enorm verschil maakt in de manier waarop ze besluitstukken behandelen. Ik ben er trots op dat we hiermee de bestuurlijke besluitvorming echt op zijn kop zetten!”
