Het leukste aan mijn werk als account manager is mensen leren kennen. Het liefst is mijn agenda tot de nok toe gevuld met afspraken zonder al te veel tijd te besteden aan administratieve zaken. Die gedrevenheid zit een beetje in me. Valkuil is wel dat ik soms wat chaotisch kan zijn. Tijdens de gesprekken met een klant maak ik korte aantekeningen van onderwerpen die tijdens het gesprek aan de orde zijn geweest om deze vervolgens te verwerken in een verslag.
Aan het eind van een dag vol mooie gesprekken en inspiratie, staat mijn notitieblok dan vol met aantekeningen en wil ik zo snel mogelijk aan de slag om mooie voorstellen voor mijn klanten te maken. Echter, voordat ik daar aan kan gaan beginnen, ben ik (gezien mijn doktershandschrift) eerst tijd kwijt aan het ontcijferen van mijn notities om deze vervolgens uit te werken tot een gespreksverslag. Althans, zo zag mijn dag eruit voordat ik bij Decos kwam werken.
Zoeken naar een pen
Gelukkig kan het ook anders! Bij Decos werken we papierloos. Dit was voor mij een hele nieuwe manier van werken. De eerste weken was het toch automatisch nog even zoeken naar de pen en het notitieblok voor dat ik aantekeningen wilde gaan maken. Dat mocht ik bij een papierloze werkgever als Decos niet meer gebruiken. Om digitaal aantekeningen te maken heeft Decos eigen tools ontwikkeld die helpen gesprekken voor te bereiden, een planning te maken. Mooie aan die tools is dat tijdens gesprekken de klant en ik allebei aantekeningen kunnen maken. Hierdoor hebben we allebei direct de notulen en kunnen de besproken punten gemakkelijk worden uitgewerkt in een voorstel.
Clean desk én clean head
In de voorgaande bedrijven waar ik heb gewerkt, was het werken volgens een ‘clean desk policy’ voor mij uitdaging. Al die aantekeningen op papier zoals post-it’s begonnen vaak genoeg een eigen leven te leiden. Geen idee waar ik het gelaten had. En dat terwijl het nut van post-it’s eigenlijk is om dingen niet te vergeten.
Inmiddels ben ik gewend aan het papierloze werken. Ik ervaar nu dat ik al mijn notities direct digitaal en doorzoekbaar heb. In mijn vak moet ik vaak even snel terugvallen op informatie die ik eerder heb vastgelegd. Ik maak op dit moment alleen nog digitaal notities waardoor ik heel snel informatie terug kan vinden. Door mijn aantekeningen gelijk in de cloud te zetten, kan ik de klant direct mijn aantekeningen toe sturen en zo nodig extra informatie toevoegen waarna ik deze informatie direct kan integreren in het voorstel voor de klant. Nu mijn administratieve werkzaamheden digitaal gebeuren, is het voor makkelijk organiseren waardoor ik alles weer makkelijk terug kan vinden. En dat zorgt weer voor een ‘Clean head’.
