3 stappen naar papierloos vergaderen

De meeste mensen gebruiken nog altijd papier om vergaderingen voor te bereiden en notulen te maken. Apps en speciale vergadersoftware kunnen een overleg echter een stuk vlotter en efficiënter laten verlopen. Ze kunnen ervoor zorgen dat deelnemers dezelfde versies van documenten bestuderen en altijd beschikking hebben over de notulen van vorige week. Ze kunnen ook helpen om in korte tijd vele punten af te hameren en taken te delegeren met een platform waar je alle notulen en belangrijke stukken probleemloos terug kunt vinden. Hamvraag: hoe krijg je dit papierloze vergaderen voor elkaar?

Ik kan je vele redenen aandragen waarom je met papierloos vergaderen zou willen beginnen. Werknemers die veel vergaderen, willen bijvoorbeeld minder papier op hun bureau. Ook zorgt het voor minder gedoe met versies en kan men tijd besparen, omdat het uitsturen en verzamelen van stukken vaak een tijdrovende bezigheid is. En belangrijk ook: digitale hulpmiddelen kunnen, beter dan papier, structuur aanbrengen in een vergadering. Stukken raak je minder makkelijk kwijt, want alles wordt automatisch gesynchroniseerd naar de cloud, en je bent ervan verzekerd dat iedereen dezelfde stukken gebruikt. Als klap op de vuurpijl is het nog beter voor het milieu ook. Dus hierbij 3 to do’s indien je succesvol wilt overstappen op papierloos vergaderen:

 

1) Zorg voor draagvlak

 

Het invoeren van papierloos vergaderen gaat echter niet altijd van een leien dakje. Mensen kunnen bijvoorbeeld de techniek als ingewikkeld ervaren. Het boek ‘Vergaderverkalking’ beschrijft een methode die je in staat stelt met die weerstand om te gaan. Allereerst moet je zorgen voor draagvlak binnen de organisatie. Concreet betekent dat, dat er discussie moet zijn over de manier van vergaderen. Het hoeft natuurlijk niet zo te zijn, dat er na zo’n overleg besloten wordt om papierloos te vergaderen. Het gaat erom dat er effectief wordt vergaderd. Ik ben er echter wel van overtuigd, dat een effectieve vergadering gebruik maakt van digitale hulpmiddelen.

 

2) Maak heldere spelregels

 

Als er eenmaal unaniem besloten is om papierloos te vergaderen, moeten er vergaderregels worden afgesproken. Wie is voorzitter, wat doen we als een discussie een zijpad opgaat en hoe komen we tot een agenda? Alleen met duidelijke spelregels die iedereen kent, kun je ervoor zorgen dat digitaal vergaderen goed werkt. In het vervolg gaat het erom dat de vergaderregels goed worden gehandhaafd. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om papierloos te vergaderen met een tablet, als mensen het apparaat vergeten mee te nemen. Tip: wijs eens een observator aan. Die kan van een afstandje bekijken hoe de vergadering verloopt en na afloop aan de groep teruggeven wat er goed ging en wat niet.

 

3) Kies de juiste tools

 

Als je eenmaal met elkaar de spelregels hebt bepaald, kun je gaan kijken welke apps of software je gaat gebruiken om het papierloze vergaderen te ondersteunen. Er zijn een groot aantal digitale vergaderhulpmiddelen. Belangrijk voor al die tools is in ieder geval dat ze beschikbaar zijn voor iedereen en dat iedereen weet hoe hij of zij met de app om kan gaan. Wij gebruiken zelf Minute, omdat deze applicatie het beste aansluit op hoe binnen onze organisatie, Decos, over vergaderen gedacht wordt. We zijn een plat georganiseerd bedrijf zonder managers en werken in zelfsturende teams. Er zijn dus geen strak omschreven rollen voor een notulist of voorzitter. In Minute kan iedereen een vergadering aanmaken, mensen daarvoor uitnodigen en punten agenderen. Bovendien geeft een timer aan hoelang er over iets gesproken mag worden. Op die manier wordt er toch met regie vergaderd, zonder dat er een duidelijke voorzitter is aangewezen. Zodoende vergaderen wij nu dus een stuk efficiënter en effectiever.

Meer lezen?