3 problemen (én oplossingen!) bij zaakgericht werken binnen samenwerkende gemeenten

‘De kogel is door de kerk, het besluit genomen: we gaan samenwerken.’ Ook in 2019 zal dit geluid kriskras door het land te horen zijn. Want als gevolg van gemeentelijke herindelingen verdwijnen er dit jaar 25 gemeenten van de landkaart, die op- of samengaan met andere. Welke uitdagingen brengt dat met zich mee voor zaakgericht werken? En belangrijker: welke oplossingen zijn er?  

Even een opfrisser nodig over wat zaakgericht werken ook alweer inhoud? 

Hexagon-1  Verschil in identiteit

We vergeten weleens dat zo’n 80 procent van wat samenwerkende gemeentelijke organisaties aan processen uitvoeren goed of voldoende op elkaar aansluit. Dat komt natuurlijk omdat de echte uitdaging zit in de resterende 20 procent. Vaak wordt die veroorzaakt door verschil in identiteit of achtergrond. Daarbij kun je denken aan de manier waarop samenwerkende gemeenten omgaan met bijvoorbeeld compliancy, controle en wetgeving. Waar de ene organisatie preciezer naar de letter van de wet kijkt, gaat de ander daar pragmatischer mee om.

 

Harmoniseren in eigen tempo

Als samenwerkende gemeenten zul je moeten polderen om dit soort verschillen te overbruggen. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor de zaaktypen van de gemeenten in kwestie. Harmonisering van bijvoorbeeld rollen, autorisatieprofielen, statussen en documenttypen zijn cruciaal om de zaaktypencatalogus beheersbaar te houden. Daarbij is het wel zo praktisch als het zaaksysteem zelf rekening houdt met die verschillen. En de gemeentelijke organisatie faciliteert om die harmonisatie in haar eigen tempo te bereiken.

 

Hexagon-2  Onderschatting van budgetten

De implementatie van een nieuw zaaksysteem is een zaak van de lange adem. De software die wordt aangeschaft en geïmplementeerd moet passen op de organisatie en de processen die daarbinnen worden uitgevoerd. Daar is geen standaardaanpak voor. Het is een veranderingstraject waar je eerder jaren voor moet uittrekken. En waar meer bij komt kijken dan de koop van een nieuw systeem. Iets waar in de budgettoekenning ten onrechte niet altijd even goed rekening mee wordt gehouden.

 

Ruimte voor partnership

Partnership is de vorm van samenwerking die past bij zo’n traject. In de tijd dat je als samenwerkende gemeenten en leverancier bezig bent om het systeem te implementeren en te perfectioneren, kom je verschillende hobbels tegen. Dat is inherent aan de complexiteit van de processen met hun veelheid aan actoren en relaties met andere processen. En dan heb je ook nog externe factoren die meespelen zoals nieuwe wetgeving die van invloed is en systemen die verbeterd worden. Ontwikkelingen die je als gemeentelijke organisatie graag verwerkt wilt zien in het zaaksysteem. Je hebt elkaar dus hard nodig in zo’n traject en kunt dus maar beter partners zijn. 

Lees hier meer over wat een herindeling nou precies betekent voor zaakgericht werken.

 

Hexagon-3  Generiek versus couleur locale

Naast het reserveren van voldoende budget voor advies en begeleiding rondom het realiseren van koppelingen, en het doorvoeren van actuele veranderingen en het harmoniseren van de zaaktypecatalogus, is er nog zoiets als ‘couleur locale’ dat om aandacht vraagt. Zowel van de organisatie als de leverancier. Met couleur locale wordt de legitieme en tegelijkertijd tegenstrijdige wens aangegeven om binnen de ambitie om samen te werken ook ruimte te houden voor lokaal gebonden werkwijzen en gewoontes. Vaak blijft die wens op papier achterwege. Dan is iedereen het erover eens dat er binnen het systeem generiek gewerkt moet worden. De praktijk blijkt echter weerbarstig.

 

Download de Infosheet Samenwerkende gemeente en zaakgericht werken 

 

JOIN geeft antwoord

Hoewel wij als Decos het belang van standaardiseren niet voldoende kunnen benadrukken – dat maakt zaakgericht werken binnen samenwerkende gemeenten écht een stuk eenvoudiger voor alle betrokkenen – weten wij ook dat het een illusie is om te denken dat het daarmee nooit meer voorkomt. Zelfs nieuw gevormde gemeentelijke organisaties ontwikkelen hun eigen manier van werken. Daar biedt het Nederlandse politieke landschap ook alle ruimte toe. Het is dan ook niet voor niets dat wij geen uniformiteit in inrichting en uitvoering van processen afdwingen, maar met JOIN die gewenste keuzevrijheid kunnen faciliteren. 

Als je meer wilt weten over de valkuilen bij het samenvoegen van zaaksystemen klik dan hier.